Koniec miesiąca w dziale kadr i płac to często najbardziej stresujący moment w funkcjonowaniu całej firmy.

Presja czasu, setki dokumentów do przetworzenia, urlopy, zwolnienia lekarskie, spóźnienia i nadgodziny – wszystko to musi zostać perfekcyjnie zliczone, aby pracownicy otrzymali swoje wynagrodzenie na czas. W wielu firmach wciąż oznacza to żmudne, ręczne przepisywanie godzin z papierowych list obecności lub prostych arkuszy do zaawansowanego oprogramowania płacowego. Dziś jednak, decydując się na system RCM Control, ten archaiczny proces można zautomatyzować niemal w stu procentach, odzyskując mnóstwo cennego czasu.

Kluczem do tej rewolucji jest płynna wymiana informacji między urządzeniami rejestrującymi a oprogramowaniem księgowym. Wykorzystując nasz moduł RCP online, dane o czasie pracy są na bieżąco analizowane w chmurze. System zamienia „surowe” odbicia kart i palców w ustrukturyzowane, gotowe do księgowania raporty. Zobaczmy, jak cyfrowy eksport danych rozwiązuje największe bolączki współczesnej księgowości.

Wąskie gardło na koniec miesiąca – koszmar ręcznego przepisywania

Nawet jeśli firma posiada już proste czytniki, ale nie są one zintegrowane z oprogramowaniem kadrowym, problem wciąż istnieje. Osoba rozliczająca płace musi wygenerować plik z czytnika, wydrukować go (lub otworzyć na drugim monitorze) i ręcznie „wklepywać” sumy godzin do programów takich jak Optima, Enova, Symfonia czy Gratyfikant. Taki proces rodzi dwa potężne problemy: stratę czasu i ryzyko błędu ludzkiego.

Zabójcze „czeskie błędy”

Przy ręcznym przepisywaniu setek pozycji niezwykle łatwo o tzw. „czeski błąd” – przestawienie cyfr lub wpisanie wartości w złą rubrykę. Wpisanie 180 godzin zamiast 108 skutkuje potężną nadpłatą, którą trudno odzyskać, z kolei zaniżenie wypłaty prowadzi do frustracji pracownika i konfliktów w zespole. Automatyczny eksport danych całkowicie eliminuje czynnik ludzki na etapie transferu informacji. Plik wygenerowany przez system zawiera dokładnie te same wartości, które za chwilę pojawią się w programie kadrowym.

Automatyzacja dzięki chmurze – jak działa eksport danych?

Nowoczesny system Rejestracji Czasu Pracy to nie zamknięta wyspa, ale integralna część ekosystemu IT w firmie. Zamiast zmuszać księgową do dostosowywania się do systemu, system dostosowuje się do niej.

Generowanie pliku w kilka sekund

Z poziomu panelu w chmurze, administrator lub pracownik HR może w dowolnym momencie wygenerować plik eksportowy. Cały proces sprowadza się do wyboru odpowiedniego okresu rozliczeniowego, zaznaczenia grupy pracowników i kliknięcia „Eksportuj”. System RCM Control tworzy plik (np. w formacie CSV lub XLS), który jest już odpowiednio sformatowany i zawiera zmapowane kolumny – osobno godziny nominalne, nadgodziny 50%, nadgodziny 100%, godziny nocne czy urlopy.

Kompatybilność z popularnymi systemami kadrowo-płacowymi

Różne programy kadrowe (tzw. Payroll) wymagają różnego układu danych. Nasze oprogramowanie zostało zaprojektowane z myślą o uniwersalności. Pliki eksportowe można konfigurować tak, aby struktura kolumn i formatowanie danych idealnie odpowiadały wymogom importu w wiodących systemach księgowych w Polsce.

Bezpieczeństwo i zgodność z RODO

Przekazywanie papierowych list obecności z działu do działu, a tym bardziej wysyłanie niezaszyfrowanych plików Excel mailem do zewnętrznego biura rachunkowego, to ogromne ryzyko z perspektywy RODO. Cyfrowy eksport z zabezpieczonego systemu chmurowego, do którego logują się tylko uprawnione osoby za pomocą weryfikacji dwuetapowej, to gwarancja, że dane wrażliwe pracowników są odpowiednio chronione.

Ile czasu realnie oszczędzasz?

Przejdźmy do konkretów. W firmie zatrudniającej 50 osób, ręczna weryfikacja i wprowadzenie danych do systemu płacowego może zająć doświadczonemu specjaliście od 1 do nawet 2 dni roboczych. Przy zastosowaniu eksportu z systemu RCP ten sam proces skraca się do kilkunastu minut – obejmujących głównie ostateczne zatwierdzenie i wczytanie pliku.

Ta gigantyczna oszczędność pozwala działom HR i księgowości odetchnąć i zająć się zadaniami, które faktycznie przynoszą firmie wartość, takimi jak optymalizacja kosztów, rekrutacja czy rozwój pracowników.

Podsumowanie: Zainwestuj w płynność procesów

Jeśli Twoja księgowość każdego miesiąca traci cenne godziny na „wklepywanie” cyferek, to znak, że czas na technologiczną zmianę. Automatyzacja przepływu danych między rejestratorem a programem kadrowym to najprostszy sposób na redukcję stresu, eliminację kosztownych błędów i drastyczne przyspieszenie pracy.

Chcesz dowiedzieć się, czy nasz system płynnie zintegruje się z oprogramowaniem, którego używasz w swojej firmie lub biurze rachunkowym? Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu z naszymi specjalistami. Chętnie zaprezentujemy Ci możliwości modułu eksportu i udowodnimy, jak proste może być zamykanie miesiąca.