Konferencja biznesowa to znakomita okazja do spotkania specjalistów z branży, wymiany opinii oraz zdobycia wartościowych kontaktów. Planowanie tego typu przedsięwzięć nie należy jednak do zadań łatwych. Aby event taki zakończył się sukcesem, konieczna jest systematyczna praca licznego grona osób i poruszenie wielu kwestii organizacyjnych. Jedną z najważniejszych decyzji jest wskazanie miejsca, w którym ma odbyć się dana impreza. Jakimi kryteriami warto kierować się przy jej podejmowaniu?
Czym jest konferencja biznesowa?
Należy przede wszystkim zastanowić się, jaki cel ma dana konferencja i jaki będzie jej przebieg. Warto zaznaczyć, że spotkanie tego typu nie jest szkoleniem. Jego zadaniem nie jest więc uzupełnianie wiedzy pracowników, lecz nawiązywanie kontaktów i wymiana doświadczeń pomiędzy specjalistami. W związku z tym organizacja konferencji biznesowej wymaga znacznie większego nakładu usystematyzowanej pracy i szeregu zaplanowanych wcześniej działań: od zaproszenia odpowiednich osób, przez zapewnienie sali i wyposażenia technicznego, na organizacji wyżywienia i zakwaterowania gości kończąc.
Czym kierować się przy wyborze sali na konferencję?
Wybór sali, w której będzie odbywać się spotkanie branżowe lub biznesowe, jest niezwykle istotny dla jego przebiegu. Wiele zależy oczywiście od liczby zaproszonych gości. Bardzo często konferencja ma na przykład charakter kameralnego spotkania, w którym uczestniczą osoby reprezentujące zarządy najważniejszych firm z danej branży. W opisywanych okolicznościach świetnie sprawdzają się niewielkie pomieszczenia, takie jak sala oferowana przez Hotel Estera: hotelestera.pl, który mieści się się przy ul. Estery 6 w Krakowie (Tel: 12 354 37 77) – gwarantują one bowiem możliwość swobodnego prowadzenia rozmów między uczestnikami, przy jednoczesnym zapewnieniu im wysokiego komfortu.
W jakich miejscach warto organizować konferencje biznesowe?
Równie ważne jest samo położenie miejsca, w którym ma się odbyć konferencja. Impreza taka powinna bowiem być dla uczestników zarówno sposobem na zdobycie wiedzy o branżowych trendach i nowościach, jak i okazją do miłego spędzenia czasu. Dużą popularnością cieszą się w związku z tym lokalizacje o niezwykłym klimacie. Miejscem odbycia spotkania tego typu może więc być na przykład stylowa sala konferencyjna na krakowskim Kazimierzu, zapewniająca nie tylko odpowiednie wyposażenie i wszelkie udogodnienia techniczne, lecz również niezapomniane wrażenia, związane z odwiedzinami tej niezwykłej dzielnicy jednego z najpiękniejszych polskich miast.
Jak zorganizować kilkudniową konferencję biznesową?
Jeżeli konferencja ma trwać dłużej niż jeden dzień, należy pomyśleć o zakwaterowaniu uczestników. Bardzo wiele uwagi trzeba też wówczas poświęcić innym kwestiom praktycznym, takim jak odpowiednia ilość miejsc parkingowych. W trakcie pobytu goście, zaproszeni na konferencję, muszą mieć też zagwarantowane odpowiednie wyżywienie. Dobrą praktyką jest zapewnienie im co najmniej jednego ciepłego posiłku w ciągu dnia, nie licząc oczywiście drobniejszych przekąsek, spożywanych w trakcie trwania konferencji.
